Juni 2018

Privatlivspolitik for Humlebæk Tennisklub

Humlebæk Tennisklubs dataansvar

Tennisklubben behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god

databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler

personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime

interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne

formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Humlebæk Tennisklub er dataansvarlig, og klubben sikrer, at personoplysninger behandles i

overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Humlebæk Tennisklub, Thomas Mark

Adresse: Gl.Strandvej 77, 3050 Humlebæk

CVR: 88 32 81 16

Tlf.nr..: 30 31 71 42

Mail: thomas.mark@mindshareworld.dk

Websider: Humletennis.dk og Oresundtennis.dk

Behandling af personoplysninger

Klubben behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger,

  • Almindelige personoplysninger, så som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer,

fødselsdato og e-mailadresse

2) Oplysninger om ledere, trænere og ansatte:

  • Almindelige personoplysninger (navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer,

fødselsdato og e-mailadresse)

  • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

Her indsamler klubben oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra det enkelte medlem. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
  • Hovedorganisationer (DTF, DTV, SLTU) f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner,

turneringer og kursusdeltagelse

Klubbens formål med behandling af dine personoplysninger

Klubben behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse

og opfølgning

  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser bestilt af det enkelte medlem
  • Administration af medlemmets relation til klubben

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

  • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af den enkelte træner og leders relation til klubben

Klubben behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang klubben behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil

denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne

resultatlister m.v.

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til

generalforsamling

  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i

foreningen

  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund (SLTU, KTU, DTU, DGI), i

relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere

og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud

fra disse idrætsorganisationer.

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en

periode efter din udmeldelse af foreningen

  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om

forældrene

  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil klubbens behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end

samtykke. Der indhentes derfor kun samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle

dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis klubben indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid

trække det tilbage ved at give klubben besked om det.

Når klubben indhenter personoplysninger om børn og unge, foretages en vurdering af, om barnet selv

er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhentes samtykke fra en forælder.

Udgangspunkt er 15 år.

Indsamles der personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn

fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til

relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer,

som foreningen er medlem af.

Klubben videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Klubben har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om der behandles

personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder

eller træner:

Medlemmer:

Klubben vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i

overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevares valmindelige medlemsoplysninger i op til

fem år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Klubben vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i

overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevares dine almindelige medlemsoplysninger i op

til to år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Klubben vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i

overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår,

som bilaget drejer sig om

  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i fem

år efter arbejdet er ophørt

Klubben opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så

længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når klubben behandler

personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod klubbens behandling, ved at

henvende dig til klubben. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger,

undersøger klubben, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så

hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Klubben forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved

ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik

vil være tilgængelig på klubbens websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse

herom.

-oO0Oo-

Nærværendebilag er udarbejdet med udgangspunkt i oplæg fra Danmarks Idrætsforbund og DGI.

  1. udgave, februar 2018.